Sääntöjen avulla voit siirtää, merkitä sähköpostiviestejä ja vastata niihin automaattisesti. Sääntöjen avulla voit myös toistaa ääniä, siirtää viestejä kansioihin tai näyttää uusista viestihälytyksiä.
Yksinkertaisin ja yleisin sääntö, jonka voit luoda, on siirtää kohteita tietystä lähettäjältä tai aiherivillä tietyillä sanoilla eri kansioon. Voit luoda tämän säännön suoraan jo vastaanottamistasi viesteistä.
Voit ottaa käyttöön kolmenlaisia sääntöjä käyttämällä ohjattua sääntötoimintoa.
Ole järjestäytynyt: Seuraavat säännöt auttavat sinua suodattamaan, tallentamaan ja käsittelemään viestejä.
Tietoisuus: Näille säännöille ilmoitetaan, kun vastaanotetaan viesti, joka täyttää tietyt ehdot.
Muokattavat säännöt: Nämä ovat sääntöjä, jotka on luotu ilman mallia.
Säännöt ovat lähes rajattomat. Voit asettaa useita parametreja kullekin luotavallesi sääntötyypille. Jos haluat oppia luomaan sääntöjä ohjatun sääntötoiminnon avulla, seuraa näitä ohjeita.
Ole hyvä ja valitse Tiedosto > Säännöt ja hälytysten hallinta avataksesi valintaikkunan Säännöt ja hälytykset.
Välilehdellä Sähköpostisäännöt klikkaus Uusi sääntö.
Valitse yksi malleista Vaihe 1... Aloita tyhjällä säännöllä valitsemalla Säännön soveltaminen vastaanottamiini viesteihin tai Säännön soveltaminen lähettämiini viesteihin.
Napsauta mitä tahansa alleviivattua vaihtoehtoa asettaaksesi sen. Esimerkiksi valittaessa Merkitse tietyn käyttäjän viestit lisätoimia varten valitse vaiheessa 1 ihmisiä tai julkista ryhmää valitaksesi minkä lähettäjän viestit haluat merkitä, ja paina sitten lisätoimia varten valitaksesi lipun ja seuraavan toiminnon päivämäärän.
Ohjatun sääntötoiminnon toisella sivulla voit lisätä sääntöön lisäehtoja. Voit esimerkiksi valita tietyltä käyttäjältä viestejä, jotka sisältävät tiettyjä sanoja viestin aiheessa tai tekstiosassa.
Kaikki edellisessä näytössä asetetut ehdot tarkistetaan. Voit valita useita lisäehtoja valitsemalla valintaruudut.
V Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausikkunaa Edelleen.
Ohjatun sääntötoiminnon kolmannella sivulla voit valita viestiin lisätoimintoja. Voit esimerkiksi merkitä viestit seurantaa ja erittäin tärkeitä viestejä varten.
V Vaihe 1: Valitse ehto(t) -kenttä, kaikki ensimmäisessä näytössä määritetyt toiminnot tarkistetaan. Voit valita useita lisätoimintoja valitsemalla valintaruudut.
V Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausikkunaa, napsauta mitä tahansa juuri lisäämääsi alleviivattua lisäehtoa. Klikkaa Edelleen.
Ohjatun sääntötoiminnon neljännellä sivulla voit lisätä sääntöön poikkeuksia. Voit esimerkiksi tarkistaa, paitsi tärkeiksi merkittyjä, varmistaaksesi, että mitään erityisen tärkeitä viestejä ei merkitä jatkotoimia varten.
V Vaihe 1: Valitse ehto(t) -kenttä, valitse useita lisäehtoja valitsemalla valintaruudut.
V Vaihe 2: Muokkaa säännön kuvausikkunaa, napsauta mitä tahansa juuri lisäämääsi alleviivattua lisäehtoa. Paina sitten Edelleen.
Kirjoita ohjatun sääntötoiminnon viimeiselle sivulla säännölle nimi.
Jos haluat soveltaa tätä sääntöä viesteihin, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossasi, valitse vieressä oleva valintaruutu Suorita tämä sääntö viesteille, jotka ovat jo Saapuneet-kansiossasi.
Oletusarvoisesti valintaruutu on valittuna. Ota sääntö käyttöön... Voit tyhjentää tämän valintaruudun valinnan, jos et halua säännön olevan käytössä tällä hetkellä.
Säännön poistaminen
Jos et enää tarvitse sääntöä, voit poistaa sen.
Sääntöjen toimeenpano manuaalisesti
Voit suorittaa yhden tai useamman säännön manuaalisesti.
Välilehdellä Tiedosto valita Sääntöjen ja hälytysten hallinta ja sitten välilehdellä Sähköpostisäännöt painaa nappia Käytä sääntöjä.
Valintaikkunassa Käytä sääntöjä luettelossa Valitse suoritettavat säännöt valitse jokaisen suoritettavan säännön vieressä oleva valintaruutu.
Jos haluat käyttää toista kansiota, alla Suorita kansiossa painaa nappia Yleiskatsaus, valitse kansio ja napsauta OK.
Valitse ruutu Sisällytä alikansiot sisällyttääksesi kaikki vaiheessa 3 määritetyssä kansiossa olevat kansiot.
Luettelossa Hakea kaikki viestit valitaan oletusarvoisesti. Voit muuttaa tämän arvon luetuiksi tai lukemattomiksi viesteiksi.
Klikkaa Suorittaa.
Palvelinsäännöt ja asiakassäännöt
Outlookissa on kahdenlaisia sääntöjä: palvelinsäännöt ja asiakassäännöt.
Neuvoja: Jos sääntöluettelo sisältää molempia sääntöjä, palvelinsääntöjä sovelletaan ensin ja sitten asiakassääntöjä.
Käytä sääntöjä muihin Outlook-kohteisiin
Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat
Kokouspyynnöt, tehtäväpyynnöt ja asiakirjat lasketaan viesteiksi, kun sääntöjä sovelletaan. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää tietyt ehdot täyttävät kohteet erityiskansioon, myös kaikki nämä ehdot täyttävät tehtäväpyynnöt ja kokouspyynnöt siirretään. Kun luot tällaisiin elementteihin vaikuttavia sääntöjä, pidä kuitenkin mielessä seuraavat rajoitukset:
Kohdetta ei siirretty kohteeseen postikansio ei ehkä toimi odotetulla tavalla. Esimerkiksi, jos viesti siirretään kansioon Kalenteri, uutta kokousta ei luoda.
Jos vastaus kutsuun tai ohjeeseen siirretään säännön mukaisesti kansioon Poistettu, alkuperäinen kohde ei seuraa vastausta.
Jos kokouspyyntö siirretään automaattisesti kansioon Poistettu, kokousta ei lisätä kansioon Kalenteri.
Lähtevien viestien säännöt eivät koske toimeksiantoja ja kokouskutsuja.
Yhteysryhmät
Yhteystietoryhmän sisältävän säännön suorittaminen voi riippua siitä, miten se on luotu.
Siirrä julkiseen ryhmään lähetetyt viestit kansioon.
Tämä sääntö on käytettävissä vain käytettäessä Exchange Server -tiliä. Vain Yhteystietoryhmä-kansioon lähetetyt viestit siirretään määritettyyn kansioon. Tämän yhteystietoryhmän jäsenten käyttäjien viestejä ei siirretä määritettyyn kansioon.
Sääntöjä käytetään sähköpostiviestien hallintaan suorittamalla toimintoja viesteille, jotka täyttävät tietyt ehdot. Luotua sääntöä sovelletaan Microsoft Outlookissa viesteihin, jotka saapuvat " Saapuneet", Tai lähettämiisi viesteihin. Voit asettaa seuraavat säännöt toimimaan automaattisesti, esimerkiksi:
Kaikki säännöt jakautuvat kahteen pääluokkaan: ilmoitukset ja organisaatiot. Ilmoitussääntöjen tarkoituksena on ilmoittaa käyttäjälle tavalla tai toisella tietyn viestin vastaanottamisesta. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka lähettää automaattisesti sähköpostiviestin osoitteeseen matkapuhelin käyttäjä vastaanottaessaan viestin perheenjäseneltä. Organisaation säännöt suorittavat joitain toimintoja viestiin. Voit esimerkiksi luoda säännön, joka siirtää tietyt viestit tiettyyn kansioon tai merkitsee ne seurantaa varten tiettyyn päivämäärään mennessä.
Säännöt voidaan käynnistää myös manuaalisesti. Manuaalisesti käynnistettäessä sääntöjä voidaan soveltaa kansiossa jo oleviin yksittäisiin viesteihin Saapuneet ja viestit muissa kansioissa. Säännöt voivat sisältää poikkeuksia erityistapauksissa, kuten viesteissä, jotka on merkitty seurantaa varten tai jotka on luokiteltu korkeammille prioriteeteille. Jos viesti täyttää vähintään yhden määritetyistä poissulkemisehdoista, sääntöä ei sovelleta siihen.
Jos sähköpostitili on Microsoft Exchange -palvelimella, sääntöjä sovelletaan palvelimella oleviin viesteihin, vaikka käyttäjän Outlook ei olisi käynnissä. Näitä sääntöjä kutsutaan palvelinsäännöiksi. Ne on asetettava suoriutumaan, kun viestejä vastaanotetaan kansioon Saapuneet palvelimella, ja ne on suoritettava kokonaan palvelimella. Esimerkiksi sääntöä ei voi soveltaa palvelimelle, jos toiminto sisältää viestin tulostamisen. Jos sääntöä ei voida soveltaa palvelimella, sitä sovelletaan, kun Microsoft Outlook käynnistyy.
Sanat "vain asiakas" lisätään sellaisen säännön nimen loppuun, jota ei voida suorittaa palvelimella. Asiakassovellussäännöt suoritetaan viimeisenä. Jos sääntöluettelo sisältää sekä palvelin- että asiakassäännöt, ensin sovelletaan palvelinsääntöjä ja sitten asiakassääntöjä.
Toimituskuitit, lukukuitit, äänestysvastaukset ja poissaolokuittaukset käsitellään tavallisina viesteinä. Jos esimerkiksi luot säännön siirtääksesi kaikki kohteet, joissa on sana "kokous" Aihe-kentässä, tiettyyn kansioon, myös kaikki tyydyttävät DSN:t, äänestysvastaukset ja poissaoloilmoitukset siirretään.
Kokouspyyntöjä, toimeksiantoja ja asiakirjoja käsitellään kuten tavallisia viestejä. Jos esimerkiksi luot säännön, joka siirtää kohteet, jotka sisältävät sanan "kokous" Aihe-kentässä, tiettyyn paikkaan, myös kaikki kyseistä ehtoa vastaavat tehtävät ja kokouspyynnöt siirretään. Kun luot sääntöjä, sinun tulee kuitenkin pitää mielessä useita tämäntyyppisiin elementteihin liittyviä rajoituksia:
Lähtevien viestien säännöt eivät koske toimeksiantoja ja kokouskutsuja.
Luo sääntö mallista tai tyhjästä - valitse navigointiruudusta postia... valikossa Tiedosto valitse joukkue Ohjattu sääntötoiminto... Ota muutokset käyttöön kansioon valitsemalla haluamasi Saapuneet-kansio. Napsauta Uusi sääntö -painiketta. Suorita jokin seuraavista toimista:
Jos haluat ottaa säännön käyttöön heti sen luomisen jälkeen, valitse ohjatun sääntötoiminnon viimeisellä sivulla oleva valintaruutu. Suorita tämä sääntö viesteille, jotka ovat jo kansiossa " Saapuneet».
Säännöt suoritetaan siinä järjestyksessä, jossa ne näkyvät Valitse suoritettavat säännöt -luettelossa. Suoritusjärjestystä voidaan muuttaa vain valintaikkunan sääntöluettelossa Säännöt ja hälytykset.
Tämä toimenpide on mahdollista vain, jos sama Microsoft Office Outlook -versio on käytössä kaikissa tietokoneissa. Jos käytät Microsoft Outlookin aiempaa versiota sääntöjen päivittämisen jälkeen, vain joidenkin sääntöjen nimet näkyvät sääntöluettelossa. Joitakin sääntöjen kuvauksia ei ehkä näytetä.
Jos kansioita on useita" Saapuneet”, Sinun on toistettava tämä toimenpide jokaiselle niistä.
Voit käyttää valintaikkunaa luodaksesi monimutkaisempia sääntöjä kohteiden järjestämiseen. Säännöt ja hälytykset valikosta Tiedosto.
Tuodut säännöt sijoitetaan ohjatun sääntötoiminnon luettelon loppuun. Ohjattu sääntötoiminto voi tuoda vain yhden sääntöjoukon kerrallaan. Viedyt säännöt tallennetaan tiedostoon, jolla on nimitunniste .rwz.
Käytä postilaatikon sääntöjä suorittaaksesi automaattisesti tiettyjä toimintoja postilaatikkoosi saapuville viesteille.
Lisätietoja arkistoinnin, siivouksen ja muiden työkalujen käyttämisestä on ohjeaiheessa Saapuneet-kansion järjestäminen arkistoinnin, siivouksen ja muiden työkalujen avulla Outlook.comissa.
Luo Saapuneet-kansion sääntö
Sääntöjä sovelletaan saapuviin viesteihin, ja ne voidaan luoda mihin tahansa kansioon.
Jos haluat luoda nopeasti säännön, joka siirtää kaikki tietyn lähettäjän tai lähettäjien joukon viestit kansioon, napsauta viestiluettelossa hiiren kakkospainikkeella sähköpostia, jolle haluat luoda säännön ja valitse Luo sääntö.
Valitse kansio, johon kaikki tämän lähettäjän tai lähettäjien joukon viestit tulee siirtää, ja napsauta sitten OK.
Napsauta painiketta OK.
Valitse Lisävaihtoehdot.
Jokaisessa säännössä on oltava vähintään kolme elementtiä: nimi, ehto ja toiminta. Säännöt voivat sisältää myös poikkeuksia ehtoihin. Jokaisessa vaiheessa voit lisätä useita ehtoja, toimintoja tai poikkeuksia painikkeiden avulla Lisää ehto, Lisää toiminto ja Lisää poikkeus.
Jos et halua, että muita sääntöjä käsitellään tämän säännön jälkeen, valitse valintaruutu Lopeta sääntöjen jatkokäsittely... Lisätietoja on artikkelissa Lopeta lisäsääntöjen käsittely Outlook.comissa.
Saapuneet-kansion säännön muokkaaminen
Huomautus: Joitakin Outlookin muissa versioissa luotuja sääntöjä ei käsitellä Outlook.comissa. Tätä sääntöä ei voi noudattaa tai muuttaa Outlook.comissa.
Saapuneet-kansion säännön poistaminen
Olet ehkä luonut säännön vastaanottamiesi viestien välittämiseksi tai edelleen välittämiseksi toiseen sähköpostiosoitteeseen. Tässä tapauksessa on tärkeää tietää, miten uudelleenohjaus ja uudelleenohjaus eroavat toisistaan.
Edelleenlähetys koostuu vastaanottamasi kirjeen lähettämisestä toiselle vastaanottajalle. Jos vastaanottaja vastaa, hänen vastauksensa lähetetään osoitteeseen, josta yllä oleva viesti välitettiin.
Edelleenlähetetty viesti säilyttää alkuperäisen lähettäjän Lähettäjä-rivillä. Kun vastaanottaja, jolle viesti välitettiin, vastaa, hänen vastauksensa palautuu alkuperäiselle lähettäjälle.
Käyttämällä Outlook-viestien sääntöjä voit säästää aikaa, jonka voit käyttää rutiiniprosesseihin, ja parantaa merkittävästi tuottavuuttasi. Sääntöjen määrittäminen kerran ja tulevaisuudessa riittää. annetut ehdot otetaan käyttöön automaattisesti. Suosituin sääntö, jota kaikki Outlook-käyttäjät todennäköisesti käyttävät, on sähköpostien lajittelu kansioihin. Ilman tätä lajittelua laatikkoni olisi täydellisessä kaaoksessa. Mitä muita sääntöjä voit mukauttaa Outlookissa?
Outlookin säännöt jaetaan kahteen luokkaan: organisaatiosäännöt ja tietoisuussäännöt. Vaihtoehtoisesti voit luoda tyhjän säännön muokataksesi sitä mieleiseksesi.
Luo sisäänrakennettuja sääntömalleja vakioskenaarioihin
Välilehdellä Tiedosto Valitse tavara Sääntöjen ja hälytysten hallinta.
Valintaikkunassa Säännöt ja hälytykset välilehdellä Sähköpostisäännöt painaa nappia Uusi.
Ryhmässä Vaihe 1 valitse haluamasi malli mallikokoelmasta Organisaatio tai Tietoisuus.
Ryhmässä Vaihe 2 napsauta alleviivattua arvoa. Kun valitset linkin vastaanottajat tai julkinen ryhmä, osoitekirja avautuu.
Valitse Vaihe 1. Valitse suodatinehdot -ikkunassa ehdot, jotka viestien on täytettävä, jotta sääntöä voidaan soveltaa.
Ryhmässä Vaihe 1 valitse toimenpide, jonka sääntö suorittaa, kun määritetyt ehdot täyttyvät.
Ryhmässä Vaihe 1 valitse poikkeukset sääntöön ja napsauta sitten Edelleen.
Ikkunassa Vaihe 1 anna säännölle nimi.
Ryhmässä Vaihe 2 valitse haluamasi vaihtoehtojen valintaruudut.
Jos sinun on sovellettava tätä sääntöä viesteihin, jotka ovat jo kansiossa Saapuneet, Valitse ruutu Suorita tämä sääntö viesteille, jotka ovat jo postilaatikossasi.
Sääntöjen luominen viestistä
Lisäksi voit nopeasti luoda säännön jo vastaanottamiesi viestien perusteella. Tämän säännön loogisin sovellus on siirtää viestit tietystä lähettäjästä/lähettäjäryhmästä yhteen kansioon.
Napsauta viestiä, jolle haluat luoda säännön, ja napsauta sitten -välilehteä Koti ryhmässä Liikkua klikkaus säännöt.
Ehdotetut säännöt näytetään viestin lähettäjän ja vastaanottajan mukaan.
Tee jokin seuraavista:
Valintaikkuna avautuu Luo sääntö.
Napsauta olemassa olevaa kansiota tai napsauta painiketta Luoda luodaksesi kansion määritettyjen viestien tallentamiseksi.
Lisää ehtoja, toimintoja tai poikkeuksia sääntöön napsauttamalla Lisäksi ja noudata ohjatun sääntötoiminnon ohjeita.
Pieni huomautus Outlookin sääntöjen enimmäiskoon rajoituksista. Outlook Rules on tehokas työkalu Outlookin käyttökokemuksen järjestämiseen ja automatisointiin.
Sääntöjen ansiosta voit määrittää saapuvan ja lähtevän kirjeenvaihdon liikkeen, edelleenlähetyksen, poistamisen, järjestää kirjeiden lajittelun ja luokittelun ja paljon muuta ... Et kuitenkaan voi luoda ääretöntä määrää sääntöjä, koska sääntöjen enimmäiskoko on rajoitettu - ja tämä ei rajoita itse Outlookia, vaan Exchange-postipalvelinta, johon käyttäjän postilaatikko on tallennettu.
Joissakin tapauksissa, kun luot tai muokkaat sääntöjä Outlookissa, näyttöön saattaa tulla ikkuna, jossa ilmoitetaan, että sääntöä ei voi kirjoittaa palvelimelle:
Yhtä tai useampaa sääntöä ei voitu ladata Exchange-palvelimelle, ja ne on poistettu käytöstä. Joitakin parametreja ei ehkä tueta tai tilaa ei ole tarpeeksi kaikkien sääntöjen tallentamiseen.
Outlookin englanninkielisessä versiossa virhe näyttää tältä:
Tämä tarkoittaa, että Exchange-postipalvelimen postilaatikostasi ei ole enää tilaa sääntöjen tallentamiseen. Säännöille varatun tilan määrä riippuu Microsoft Exchangen versiosta:
Exchange 2003:ssa säännön enimmäiskokorajoitus on kiinteä, eikä sitä voi muuttaa. Uudemmissa Exchange-versioissa sääntöjen tallennusmuisti voidaan kasvattaa 256 kilotavuun. Sääntöraja asetetaan jokaiselle käyttäjälle erikseen erityisellä attribuutilla SäännötKiintiö.
Voit selvittää tietyn käyttäjän nykyisen Exchange Rules -kiintiön suorittamalla seuraavan komennon Exchangen hallintakonsolissa:
Get-Mailbox käyttäjätunnus | ft nimi, RulesQuota
Laatikon muistin lisääminen:
Set-Mailbox -identiteetti käyttäjätunnus -RulesQuota 256Kb
Huomautus... Voit määrittää säännön kokokiintiölle seuraavat arvot: 64 kt, 128 kt tai 256 kt.
Jos sinun on lisättävä kaikkien postilaatikoiden sääntöjen rajaa kerralla, komento auttaa sinua:
Get-Mailbox | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB
Jos tämä tila sääntöjen tallentamiseen ei riitä, käyttäjää kehotetaan turvautumaan seuraaviin manipulaatioihin:
