Коллективные сетевые сервисы в интернете. Средства коллективной работы в компьютерных сетях

Коллектив вашей компании - это сообщество ! Корпоративный портал - это рабочая площадка для него. Мы пошли по пути использования сложившихся инструментов социальной сети. И потому одноименный модуль продукта сделан так, чтобы ваши сотрудники с тем же удовольствием решали бизнес-задачи, как при общении на «Одноклассниках». Объедините сотрудников в группы с помощью привычных механизмов их создания - это и коммуникации улучшит в компании, и эффективность работы повысит.

создание рабочих или проектных групп для совместного обсуждения и решения производственных и непроизводственных задач; использование принципов социальной сети в организации совместной работы; гибкая настройка функционала групп и прав доступа к ним для различных групп сотрудников; персонализация каждой рабочей группы с помощью визуального перемещения таких инструментов, как гаджеты для работы с персональными инструментами, внешние сервисы, информация; поиск внутри каждой группы с учетом морфологии русского и английского языков и прав доступа; календарь событий группы и ее участников; организация совещаний группы; обсуждение рабочих вопросов (форумы, веб-мессенджер); задачи и поручения участникам группы, планирование, контроль исполнения; отчеты о выполнении задач от участников группы; библиотека документов для группы, контроль версий и изменений, работа с библиотекой документов группы через Проводник Windows и офисные приложения; фотоматериалы группы.

Расширение корпоративного портала - - это защищенное перекрестное информационное пространство для взаимодействия с «внешним» миром.

Пригласите в рабочие группы коллег из других компаний: поставщиков, дистрибуторов, партнеров, - и сможете решать с ними общие задачи. При этом и связь с «внешними» пользователями будет конфиденциальной, и безопасность Интранета не нарушится. Экстранет обеспечивает прозрачность, документируемость, быстроту работы в сочетании с простотой, конфиденциальность - все, что требуется дляорганизации слаженной и коллективной работы . При этом, особо отметим, с учетом того, что работа идет со сторонними пользователями .

Универсальные списки в публичной части

Конечно же, вам нужно создавать на Портале такие списки , как частые вопросы. Делайте это прямо из «публички», не заходя в административную панель! Визуальный редактор универсальных списков поможет вам быстро создать и настроить хранилища любого типа информации. А задействовав визуальные компоненты с поддержкой drag&drop , делать это легко. Причем, не только вводить данные в хранилища, но и редактировать их.

можно конструировать произвольные хранилища объектов; вся функциональность доступна со страниц портала; все работает на базе модуля Информационные блоки; доступны все возможности: фильтры и сортировка, карточка и списки с настройкой колонок и полей, групповое редактирование, права доступа и т.п. возможна любая иерархия хранения объектов; как варианты применения: FAQ, справочники и базы знаний, списки контрагентов, структурированные архивы, библиотеки, файловые хранилища и др.

Управление корпоративной информацией
(ECM, Enterprise Content Management)

Создайте любое количество централизованных хранилищ документов на Портале, причем, не только на Инфоблоках, но и задействовав обычную физическую папку . Инструментарий продукта позволит ими управлять, выполнять по ним поиск, интегрировать их с офисными приложениями и календарями, подключать как сетевые диски. Специальный компонент продукта «Библиотека документов» обеспечит и коллективную работу с документами, и обсуждение прямо под любыми опубликованными документами, и загрузку документов по WebDAV, и хранение истории версий через стандартный документооборот, и все остальные функции, связанные с модификацией документов.

библиотеки офисных документов с коллективным доступом и возможностью работы через браузер и Проводник (сетевые диски); использование общих физических папок на сервере в качестве библиотек документов на Портале; работа с документами портала с помощью Microsoft Office ; система документооборота материалов Портала; контроль версий документов Портала; разграничение доступа к документам; управление мультимедиа-материалами (фото, видео).

Если вы будете искать «слона», то найдете его везде - где бы он не спрятался на Портале: и в содержимом страничек, и внутри документов в хранилищах, и в профайлах сотрудников и рабочих групп, в сообщениях форумов и блогов и даже в подписях к картинкам. Отыщете, скажем, сотрудника с фамилией Слонович - система поиска покажет вам не просто ссылку на его страницу, но и отобразит фотографию с краткими данными. Так происходит потому, что система эта индексирует содержимое файлов многих форматов, и список их вы можете настроить. Зачем? Загрузили вы, к примеру, в хранилище множество документов - потом быстро найдете среди них нужные!

полнотекстовый поиск по всей информации, размещенной на портале, на русском и английском языке; поиск внутри каждой рабочей группы группы с учетом морфологии русского и английского языков и прав доступа; статистика поисковых запросов собирается внутренней системой поиска на Портале; поиск по тегам и облако тегов; поддержка русской и английской морфологии; моментальная индексаци я обновленных и новых документов; поиск по внутреннему содержимому документов (DOCX, XLSX, DOC, XLS, PPTX, PPT, PDF, RTF, ODS и другим); гибкая настройка ранжирования результатов поиска; учет прав доступа сотрудника при отображении результатов поиска; расширенный язык поисковых запросов; федеративный поиск : выдача поисковых результатов разных типов на один запрос (новости, сотрудники, документы и т.п.).

Интеграционные возможности

Портал легко интегрируется в ИТ-инфраструктуру компании, обладая большим набором штатных интерфейсов к различным сервисам и службам: Active Directory , Microsoft Office , «1С 8.1: Зарплата и управление персоналом» , импорт/экспорт данных в различных форматах. К примеру, вы сможете легко выгрузить из приложения от «1С» данные, автоматизировав саму процедуру выгрузки: и структуры компании, и списков сотрудников, и информации об их отсутствии и кадровых перестановках. И это не единственный вариант решения задачи: есть CSV списки, есть специальные файлы, которыми можно воспользоваться для автоматизации выгрузки. Даже из Active директории возможна выгрузка! А руководитель вашей компании может просматривать актуальные данные из системы «1С:Предприятие» в реальном времени - с помощью гаджета «Отчет 1С» . Наконец, вы можете интегрировать корпоративный портал и внешний сайт с помощью « Контроллер а»

• интеграция с продуктами Microsoft Office (рекомендуется версия Outlook 2007) и Open Office ;
• интеграция с «1С:Зарплата и Управление Персоналом» ;
• специальный гаджет «Отчет 1С» , размещенный на персональном рабочем столе;
• « Контроллер » - система для интеграции корпоративного портала и внешнего сайта;
• интеграция с Active Directory и LDAP серверами, OpenID ;
• реализация принципов SSO (Single Sign On) - единой системы авторизации;
• кросплатформенность - работа на UNIX и Windows (XP, Vista, Windows Server);
• поддержка IE 5, 6,7 и FF 2, 3;
  
• поддержка MySQL, Oracle, MSSQL, Oracle XE, MSSQL Express;
• веб-сервисы и поддержка SOAP протокола;
• экспорт списка сотрудников и прав доступа на портал;
• интеграция в корпоративную сеть (сетевые диски и веб-папки библиотек документов);
• открытые протоколы экспорта-импорта данных (XML, CommerceML, CSV, Excel, RSS).

Обучение и тестирование сотрудников

Прямо на Портале вы сможете обучать своих сотрудников, создавая различные курсы : скажем, для новых сотрудников, для отдела продаж, для нерадивых партнеров. Более того, вы сможете проверить, как они усвоят эти курсы, создав сертификационные тесты . Загляните в журналы тестирования персонала - увидите сколько кто сделал попыток и баллов набрал при прохождении созданных вами заковыристых тестов. Совет: начните с курса по работе с Порталом - он поставляется с продуктом.

сертификационные тесты для оценки освоения пользователями материалов курса;

импорт/экспорт курсов в форматах IMS Content Package, IMS QTI;

журнал тестирования персонала с учетом баллов, набранных пользователем при прохождении теста, список попыток;

автоматическое определение результатов;

гибкая система распределения прав доступа к учебным курсам.

«Люди не являются островами в открытом океане». Это высказывание успешно можно использовать особенно в том случае, если вы - дизайнер или разработчик. Несмотря на существование платных средств, как Basecamp и Zimbra , вы можете использовать ещё и бесплатные, которые, пожалуй, не уступают платным (а порой и обгоняют их).

В этой статье мы рассмотрим 14 бесплатных Web-приложений для совместной работы в сети Интернет. Нужен вам простой редактор с самыми основными возможностями или полнофункциональное приложение для управления проектами, вы сможете обнаружить здесь по крайней мере одно приложение, удовлетворяющее вашим требованиям.

13. Vyew

Vyew очень похожа на Twiddla: с помощью неё можно устраивать конференции, в которых одновременно могут участвовать до 20 человек. Вы можете открывать в общий доступ свои рабочие столы, использовать встроенное средство для захвата экрана. Вместе с тем, вы можете создавать и обмениваться диаграммами с другими участниками конференции с помощью расширения DiagramVyew.

14. Writeboard

Написанное небезызвестной группой энтузиастов 37 Signals, данное приложение - простой способ обмениваться информацией вместе с коллегами. Вы начинаете с созданием собственного рабочего пространства, приглашаете коллег и просто начинаете писать. Ваши коллеги смогут увидеть ваши изменения и правки в режиме реального времени. Вы можете сохранять и отслеживать изменения, создавать новые и откатывать документ к старым версиям.

Возможность ведения телефонных переговоров по глобальной компьютерной сети между любыми точками мира привлекла внимание практически всех фирм, разрабатывающих программно-аппаратное обеспечение современных персональных компьютеров (ПК). Такой метод телефонии представляется более дешевым, чем рассмотренные выше, поскольку в этом случае необходимо оплачивать лишь пользование сетью Интернет во время телефонного разговора. В случае междугородных и тем более международных переговоров это может быть существенно ниже платы за обычный телефон.

Примерами программного продукта, поддерживающего компьютерную телефонию в Интернет, являются CoolTalk (фирма Netscape), Internet Connection Phone (фирма IBM), Internet Phone (фирма Intel) и др. Как правило, современные продукты такого типа требуют применение стандартных аппаратных аудиосредств ПК – звуковой платы сегодня ею комплектуется практически каждый ПК), микрофона, звуковых колонок или головных телефонов. Речевое сообщение поступает в ПК через микрофон, подключенный к звуковой плате компьютера, и подвергается аналого-цифровому преобразованию (как в цифровой телефонии) с существенным сжатием объема без потери полезной информации. После этого полученная последовательность цифровых символов разделяется на отдельные группы, называемые пакетом данных, каждая из которых снабжается своим порядковым номером и электронным адресом ПК получателя. Полученные пакеты данных друг за другом направляются в компьютерную сеть Интернет. В ПК получателя информации из поступивших пакетов вновь составляется исходная последовательность, и после цифроаналогового преобразования восстанавливается исходное речевое сообщение.

В настоящее время качество такого метода передачи речи пока еще существенно ниже, чем в рассмотренных выше системах телефонии, так как в сети Интернет отсутствует гарантия качества обслуживания. Каждый из пакетов может оказаться доставленным к месту назначения по своему, случайно выбранному маршруту, отличному от маршрутов других пакетов. Конечно, исходная нумерация пакетов гарантирует их составление в месте приема в правильную последовательность, соответствующую исходному сообщению. Однако различие маршрутов доставки всегда приводит к разнице в задержках пакетов при их распространении по сети Интернет. В случае передачи сообщений электронной почты (где также используется метод пакетной передачи) это приведет лишь к небольшому (не более нескольких секунд) увеличению общего времени передачи сообщения, что не скажется на качестве его приема. Но такая задержка недопустима при передаче речевого сообщения в процессе диалога. Попытки восстановить исходное сообщение при неконтролируемых различиях во времени задержки отдельных пакетов обусловливают систематические кратковременные пропадания звука, что резко снижает разборчивость речи.

Предотвратить указанное явление можно путем увеличения пропускной способности каналов Интернет, т.е. использования каналов с большей скоростью передачи информации. Однако это неизбежно вызовет удорожание пользования сетью Интернет. т.е. исчезновение главного преимущества такого метода телефонии. Преодолеть этот недостаток позволит разработка новых, более эффективных методов передачи пакетных сообщений с гарантированным качеством доставки пакетов.

Большинство предлагаемых фирмами программно-аппаратных средств реализует функции, существенно выходящие за рамки собственно телефонной связи. Так, наряду с функцией передачи речи предлагаются: услуги автоответчика; услуги голосовой почты (передача файла, содержащего короткое речевое сообщение, аналогично режиму голосового пейджера); вывод на экран монитора фотографии вызывающего абонента до соединения с ним; возможность проведения многосторонних текстовых телеконференций; обмен в реальном времени текстовыми сообщениями, вводимыми с клавиатуры компьютеров; пересылка заранее подготовленных файлов любого типа (текстовых, графических, в том числе электронных копий документов) в процессе беседы; совместное использование пространства экрана для подготовки и обсуждения различных текстовых и графических документов.

На рис. 3 в качестве примера показано главное меню системы CoolTalk с раскрытым окном для набора адреса вызываемого абонента. При этом возможен набор как адреса электронной почты вызываемого абонента, так и уникального адреса данного компьютера в Интернет (так называемого IP-адреса).

После соединения в основном окне CoolTalk появляется фотография вызванного абонента (рис. 3). Каждый из пользователей CoolTalk предварительно вводит в ПК электронную копию своей фотографии и свои персональные данные в процессе установки соответствующей программы в ПК. (Получение электронной копии фотографии аналогично получению электронной копии любого документа, описанному выше.)

Рис 3 Окно для набора адреса вызываемого абонента в системе CooITalk

На рис 4 также представлено окно для дискуссий в реальном времени с вводом текстовых сообщений с клавиатуры в системе CooITalk Необходимость использования такого режима возникает, например, при желании запротоколировать наиболее важные части телефонной беседы или в случае существенного снижения качества передачи речи.

Сообщения каждого из участников беседы обозначаются в окне (рис 4) путем указания адреса электронной почты соответствующего участника. Рассмотренный режим дискуссий реализуется одновременно с телефонным разговором.

Существенное расширение функций систем компьютерной телефонии связано с использованием так называемой виртуальной аудиторной доски, или «рабочей доски» (White Board), которая во многих случаях является одним из основных инструментов реальных совещаний, семинаров, дискуссий.

Рис 4. Окно для дискуссий CooITalk

«Рабочая доска» дает возможность рисовать от руки, выполнять чертежи, делать пометки произвольного вида влюбой части рабочей области. На рис. 5 показан вид рабочей доски CooITalk. Рабочая область обрамлена пиктограммами, позволяющими выбрать необходимый режим (рисование от руки, изображение стандартных геометрических фигур, установка дистанционной указки, выбор толщины и цвета линий и т.п.). Важной функцией рабочей доски является создание текстовых файлов при их одновременном редактировании обоими участниками сеанса связи, а также совместный просмотр текстовых и графических файлов, скопированных из памяти ПК.

Как и на реальных совещаниях или семинарах при необходимости изображения на аудиторной доске дополнительных иллюстративных материалов, режим рабочей доски предусматривает захват изображения из любой области экрана монитора ПК. Так, одновременно с «рабочей доской» можно вызвать на экран изображение какого-либо предмета, полученное из сети Интернет, и переместить его на «рабочую доску». На рис 5 обсуждаемая структурная схема составлена из символических рисунков, захваченных непосредственно на «рабочем столе» компьютера, т.е. на стандартном экране при использовании операционной системы Windows 95 и выше.

Рис. 5. Рабочая доска CoolTalk

Пример «рабочей доски» CoolTalk на рис. 5 иллюстрирует лишь некоторые дополнительные возможности, предлагаемые системами компьютерной телефонии.

Таким образом, в ситуациях, требующих обсуждения деловыми партнерами, возможно использование самых разнообразных технических средств, реализующих процесс коммуникаций с малыми искажениями, высокой скоростью обмена информацией и достаточной степенью конфиденциальности. Однако новизна и сложность таких устройств обусловливают их высокую стоимость, вследствие чего они будут доступны лишь для круга потребителей, имеющих определенные финансовые возможности.

Похожая информация.

Компьютерные средства коллективной работы в сети

Шон Б. Еом

1. Введение

2. История и развитие вопроса

3. Программные средства совместной работы связи

4. Программное обеспечение коллективной работы для поддержки хранения и поиска информации

5. Программное обеспечение коллективной работы для поддержки принятия решений

6. Будущее компьютерных систем поддержки коллективной работы

Обзор

В связи с совершенствованием передачи данных основная цель автоматизированных информационных систем сегодня - помочь группам сотрудничающих индивидуумов преодолеть временные и пространственные барьеры. «Программное обеспечение коллективной работы" - общий термин для информационных систем, которые дают группе людей возможность осуществлять совместную деятельность, например, создавать новые продукты, писать отчеты по реализации проекта, разрабатывать программное обеспечение для компьютеров, принимать решения и т. п. Такие сети, предназначенные не только для совместной работы, но и для получения знаний, часто определяются термином «компьютерные средства коллективной работы в сети». Их также можно рассматривать пак академическую дисцип­лину, включающую в себя множество дисциплин, которые изучают влияние компьютерной и родственных ей технологий на поведение и производитель­ность группы, а также процессы проектирования, разработки и претворения в жизнь информационных систем для поддержки групп людей, трудящихся сообща. Эта дисциплина основана на информатике, когнитивистике, психологии, социологии, антропологии, этнографии, организационном поведении и информационных системах управления.

1. Введение

На заре эры вычислительной техники применение информационных технологий было ориентировано на увеличение производительности отдельных сотрудников. С появлением телекоммуникационных технологий акцент в применении информационных технологий сместился в сторону помощи совместно работающим ин­дивидуумам, а также организации в целом. Согласно Форману (Forman , 1998), по данным на 1998 г. примерное количество пользователей сетевого программного обеспечения превышало 43 млн., что указывало на рост их числа (примерно 20 млн. пользователей Lotus No tes/Domino , 10,4 млн. пользователей Nowell `s GroupWise и 13 млн. пользователей Microsoft Exchange ).

Компьютерные системы поддержки коллективной работы и программное обеспечение коллективного пользования

Термин «компьютерные средства коллективной работы в сети» зачастую используется наряду с термином «совместная работа на базе компьютеров». Согласно Йохансену (Johansen, 1998 ), термин «совместная работа на базе компьютеров» используется как синоним терминов «программное обеспечение коллективного пользования», «программное обеспечение работы команды», «технологическая поддержка деятельности рабочей группы», «коллективные системы поддержки принятия решений», «коллективная автоматизированная работа», «совместная автоматизированная работа», «коммуникации с помощью компьютера», «расширенная мастерская знаний»- (augmented knowledge workshop - электронное пространство, в котором осуществляется производство и воспроизводство знания, от поиска необходимых источников до публикации работ и обсуждения результатов, «автоматизированное сотрудничество», «группы с компьютерной поддержкой» и «гибкие интерактивные технологии для осуществления коллективных задач». Однако, похоже, достигнуто соглашение, что термин «программное обеспечение коллективного пользования» является общим для информационных систем, предназначенных для рабочих групп. «Программное обеспечение коллективного пользования» является общим термином для информационных систем, которые дают группе сотрудничающих индивидуумов возможность осуществлять совместную деятельность - создавать новые продукты, писать отчеты по реализации проектов, разрабатывать программное обеспечение для компьютеров, принимать решения и т. п. Эта группа сотрудничающих индивидуумов, преодолевающих временные и пространственные барьеры, не только осуществляющих трудовую деятельность, но также расширяющих область своих познаний, часто называется термином «коллектив, совместно работающий на базе компьютеров».

Программное обеспечение коллективного пользования позволяет группе сообща работающих индивидуумов осуществлять совместные действия с целью достижения поставленных задач посредством облегчения коммуникаций, использования общих данных и информации и усовершенствования деятельности по принятию решений. Коллективы, совместно работающие на основе компьютеров, зачастую классифицируются в зависимости от функций программного обеспечения, с помощью которого осуществляется работа:

Программное обеспечение коллективного пользования для управления коммуникациями;

Программное обеспечение коллективного пользования для обеспечения процесса пользования общей информацией;

Программное обеспечение коллективного пользования для поддержки принятия решений.

Компьютерные системы поддержки коллективной работы как академическая дисциплина

Компьютерные средства коллективной работы в сети также могут рассматриваться как академическая дисциплина, включающая в себя множество дисциплин, которые изучают влияние компьютерной и родственных ей технологий на поведение и производительность группы, а также процессы проектирования, разработки и претворения в жизнь информационных систем для поддержки группы людей, трудящихся сообща. Дисциплина «Компьютерные средства коллективной работы в сети» основала на таких дисциплинах, как информатика, когнитивистика, психология, социология, антропология, этнография, организационное поведение и информационные системы управления. Как и в состав информационной системы любого вида, в состав систем совместной работы на базе компьютеров входит аппаратное обеспечение, программное обеспечение, данные, процедуры и люди. Работа совместно с другими людьми неизбежно влечет за собой контакты, использование общих данных и информации и совместное решение проблем. Чтобы это стало возможным, компьютеры пользователей нужно объединить в локальную сеть или офисную телефонную сеть, которая может быть подключена к глобальным сетям и Интернету. В этом состоит принципиальная разница между индивидуальными информационными системами и информационными системами для рабочих групп.

2. История и развитие вопроса

Многие люди, стоявшие у истоков компьютерных технологий, мечтали об использовании компьютеров для оказания поддержки группам сообща трудящихся работников. Дуг Энгельбарт (Doug Engelbart ) был одним из них. Он предсказывал, что компьютеры будущего смогут расширить границы человеческого интеллекта «благодаря сотрудничеству на основе и с помощью новых технологий ». Его лаборатория по созданию расширенной мастерской знаний работала над некоторыми фундаментальными вопросами, которые очень существенны для понимания компьютерных систем поддержки совместной работы. Они включают в себя диалог и его запись, организацию телеконференций, совместное создание документации, планирование, базы данных коллективного пользования и контакты с примене­нием средств мультимедиа (Johansen, 1988 ). Два наиболее широко используемых компонента программного обеспечения коллективного пользования (электронная почта и компьютерные конференции) появились в 1970-х гг. В 1980-х гг. мы были свидетелями появления основных терминов и идей из области совместной работы на базе компьютеров, таких как программное обеспечение коллективного пользования, коллективные системы поддержки принятия решений, совместная работа на базе компьютеров и телеконференции. В настоящее время системы поддержки групп и электронные системы организации совещаний считаются наиболее важными составляющими систем поддержки принятия решений. Читатель может найти краткую историю этого вопроса и части 1 книги Грифа (Grief, 1988 ) и главе 1 книги Йохансена (Johansen, 1988 ).

3. Программные средства совместной работы связи

Электронная почта

Электронная почта (e-mail) является самой распространенной и пользующейся наибольшим успехом формой коммуникационного программного обеспечения коллективного пользования. Каждый, у кого есть электронный адрес, может посылать электронные сообщения любому другому человеку, у которого тоже есть адрес электронной почты, на любой соединенный с сетью компьютер и любой точке земного шара. С помощью программного обеспечения для работы с электронной почтой, например Eudora Pro, можно создавать электронные сообщения и делать вложения в них. Функция вложения используется для отправки по почте документов любого типа, например текстовых документов, электронных таблиц, изображений, файлов баз данных и т. д.

Программное обеспечение для фильтрации текста . Эта группа технологий расширяет возможности электронной почты посредством использования искусственного интеллекта, чтобы помочь пользователю в структурировании, направлении и фильтрации сообщений. Потребность в этих услугах обусловлена тем, что постоянно растет количество почты, которая почти или совсем не нужна пользователю. Программное обеспечение для фильтрации может обеспечивать доставку пользователям только персональных сообщений, содержащих важные для них новости, а также помогает находить информацию, необходимую пользователям в процессе принятия решений . Сообщения могут фильтроваться для того, чтобы не прерывать работу участников группы чтением ненужных сообщений (Malone et al. 1989 ).

Системы проведения конференций на основе компьютеров

Системы проведения конференций на основе компьютеров дают возможность группе сообща работающих людей обмениваться своими мнениями, идеями или информацией при обсуждении какого-либо вопроса, преодолев временные и пространственные барьеры. Когда группа людей, которым нужно принимать участие в конференции, не может собраться одновременно в определенном месте, традицион­ную личную встречу провести невозможно. В настоящее время существует масса разновидностей систем проведения конференций, включая компьютерные конференции (совещания, проводимые с помощью электронной почты), конференции с использованием настольных персональных компьютеров, телеконференции, видеоконференции и конференции, проводимые с помощью средств мультимедиа.

Компьютерные форумы - это разновидность электронной почты, когда сооб­щения систематизируются по темам, а диалоги зачастую организовываются модератором. Система компьютерных конференций, также известная как асинхронная система организации совещаний, может быть использована для обмена информацией на заданную тему в случае, если личные встречи необязательны или трудноосуществимы. Применение этой системы позволяет сэкономить время и деньги, которые обычно тратятся наличные встречи и на проезд. Альтернативами асинхронных компьютерных конференций являются интерактивные компьютерные конференции в режиме реального времени (синхронные) и видеоконференции, которые лишены недостатков, свойственных асинхронным конференциям (отсутствие одновременности). Системы организации телеконференций или сис­темы организации конференций с помощью средств мультимедиа позволяют находящимся в различных местах участникам видеть и слышать друг друга с помощью аудио - и видеоустройств.

Системы организации конференций с использованием персональных компьютеров - это разновидность систем организации конференций в режиме реального времени на базе компьютеров, предназначенная для отдельных участников, которые ведут переговоры с другими участниками, находящимися в различных местах, в то время как проведение телеконференций подразумевает ведение переговоров группой участников, находящихся в специально для этого оборудованном помещении, с аналогичными группами людей, находящимися в других местах. Помещение для проведения телеконференций оборудовано большим экраном общего пользования и выделенным каналом. Важной особенностью синхронных систем коллективной работы, таких как система организации конференций с использованием персонального компьютера, является то, что система должна иметь средства для того, чтобы вывести окно обычного программного приложения для индивидуального пользователя на большое количество персональных компьютеров или рабочих станций, а также для того, чтобы с любого персонального компьютера или рабочей станции обеспечить ввод информации, которая бы одновременно являлась вводимой информацией для всех компьютеров, участвующих в конференции. Помимо персонального компьютера необходимое аппаратное обеспечение включает в себя микрофон и громкоговоритель, а также камеру и видеомонитор. Каждый из участников видит общую область (область общего пользования, предназначенную для совместной работы), где каждому из участников представлена одна и та же информация («что вижу я, то видите и вы»), а также свою личную рабочую область, содержащую окно индивидуального программного приложения. Intel Corp. выпустила законченную систему для организации видеоконференций, TeamStation 4.0, созданную на базе процессора Pentium II и работающую с операционной системой Windows NT 4.0. Эта система для организации видеоконференций в специализированном помещении предоставляет пользователям большое количество аппаратного и про­граммного обеспечения, в частности дуплексный спикерфон, беспроводную клавиатуру и мышь, камеру автоматического слежения, мультимедийный монитор с высоким разрешением. Все это предназначено для использования на базе цифровых сетей с предоставлением комплексных услуг (сетей ISDN) и на базе локальных сетей. Система TeamStation может обеспечивать частоту, равную 30 кадрам в секунду (Santoni, 1998 ).

Коллективное оформление документации , планирование , оформление графических материалов

Коллективное оформление документации (групповая разработка документации) - это создание документации одновременно группой сотрудников. Использование системы для коллективного оформления документации позволяет каждому члену рабочей группы создавать и редактировать свои собственные разделы каких-либо документов (например, предложения по реализации проекта, отчеты о заседаниях комитета, брошюры, документацию, созданную с помощью информационных систем, и т. д.), в которые могут входить текст, графика, электронные таблицы и т. п. Аппаратное обеспечение для этой системы включает в себя файловый сервер, с которым соединены персональные компьютеры рабочей группы. На нем сосредоточена вся документация группы. Файловый сервер - это компьютер, который входит в локальную сеть и управляет базой данных, находящейся на его жестком диске. Чтобы группа могла совместно создавать документы, нужно спе­циализированное программное обеспечение, позволяющее индивидуумам опре­делять местоположение документов.

4. Программное обеспечение коллективной работы для поддержки хранения и поиска информации

Системы управления базами данных для рабочих групп (СУБД для рабочих групп)

Хранение и поиск информации являются фундаментальными функциями автоматизированных информационных систем. Храпение данных осуществляется на вто­ричных устройствах хранения информации, например на жестком диске, при этом используется несколько иерархических уровней данных: бит, байт, поле, запись, файл и база данных. Данные представляют собой необработанную информацию, которую собирают внутренние подразделения организации, например отдел продаж или производственный отдел. Полная информация о каком-либо клиенте хранится в виде записи, которая имеет структурированный формат. Это означает, что каждая запись содержит определенные поля заданной длины, такие как фамилия, имя, отчество, адрес, штат, почтовый индекс, номер телефона и т. д. Совокупность записей (например, записей по каждому клиенту) представляет собой файл. А совокупность сгруппированных и связанных между собой файлов представляет собой базу данных. СУБД для рабочих групп - это программное обеспечение для управления (ввода, обновления, систематизации, осуществления запросов, создания отчетов и т. д.) базами данных. Такие СУБД, как Microsoft Access , Microsoft FoxBase , dBase и т. д. могут использоваться как одним человеком, так и группой людей. Различие между СУБД для рабочих групп и индивидуальных СУБД состоит в том, что СУБД для рабочих групп контролируют совместное использование данных. Чтобы увидеть, каким образом два и более пользователей могут обрабатывать одну и ту же информацию одновременно (или в разное время), читателю рекомендуется обра­титься к книге Крёнке и Хатча (Kroenke . & Hatch, 1994 ).

Системы автоматизации делопроизводства

Технические средства для совместной работы на базе компьютеров, такие как электронная почта с функцией вложения, могут использоваться для налаживания документооборота в офисе. Прикладные программы автоматизации делопроизводства охватывают все виды вопросов, связанных с деятельностью в офисе, которые должны быть изучены и приняты к исполнению, а также требуют утверждения со стороны некоторых лиц, таких как мастер, менеджер, вице-президент и т. п. Чтобы модернизировать и ускорить обработку документа, многие операции, например утверждение финансового отчета о командировочных расходах или обработка заказов, можно производить системами автоматизации делопроизводства.

Планирование деятельности рабочих групп (составление повестки дня рабочих групп)

Системы планирования для рабочих групп упрощают процесс планирования их ежедневной, еженедельной и долгосрочной деятельности. Работая с базой данных коллективного пользования и программами-планировщиками, организация может свести к минимуму накладки в расписании членов группы.

Системы текстовых баз данных для открытых рабочих групп

Системы текстовых баз данных для открытых рабочих групп - эффективный способ доступа к неструктурированным текстовым данным, находящимся в памяти для храпения материалов организации. Память для хранения материалов организации (или открытая база данных) - это совокупность текстовых данных, полученных из электронных сообщений, электронных досок объявлений и коллективных систем организации конференций. Если память содержит текстовые данные, отражающие деятельность группы, ее часто называют групповой памятью. Это важный корпоративный ресурс, который может использоваться при решении задач, работе с клиентами и в других случаях. Например, чтобы ответить на вопрос клиента относительно неправильного функционирования приобретенного това­ра, представитель отдела по работе с клиентами может обратиться за информацией к коллективной текстовой базе данных и найти подходящее решение.

При храпении текстовых данных эффективным способом систематизации очень больших объемов информации является гипертекст. Использование гипертекста обеспечивает пользователям быстрый и удобный доступ к информации, содержащейся в больших документах. Страничка из Всемирной паутины - хороший пример документа, систематизированного с помощью гипертекста. Коллективное использование гипертекста позволяет людям проводить сеанс распределенной работы в режиме реального времени, С помощью коллективного использования гипертек­ста группа пользователей, распределенная в пространстве и работающая сообща, может одновременно просматривать и редактировать различные элементы гипертекста. Действия пользователя немедленно отображаются на дисплеях всех участников, выбравших для работы режим взаимодействия с сильной связью. Если пользователь выбирает режим взаимодействия со слабой связью, он может предпринимать какие-либо действия, которые не будут сразу видны остальным.

Lotus Notes является лидером среди программного обеспечения для пользова­ния открытыми базами данных посредством компьютерных сетей организации. Lotus Notes имеет массу важных особенностей. В отличие от обычных баз данных, таких как Microsoft Excel, dBase или FoxBase , банки данных Lotus Notes хранят документы, которые содержат графические данные, электронные таблицы, текстовую информацию, и т. д. в форме одной записи. Более того, это программное обеспечение совместимо со многими популярными текстовыми редакторами, программами для работы с электронными таблицами и графическими пакетами для персонального компьютера. Lotus Notes может работать из-под различных операционных систем и с различным аппаратным обеспечением. Оно может быть использовано при работе на любых компьютерах с операционными системами OS/2, Windows или Unix , а также некоторыми популярными сетевыми операционны­ми системами, включая Novell , Banyan и IBM . Совместимости Lotus Notes упрощает процесс пользования общей информацией и совместную работу пользователей в больших организациях мирового масштаба.

5. Программное обеспечение коллективной работы для поддержки принятия решений

Программы для работы с электронными таблицами для рабочих групп

Программы для коллективной работы с электронными таблицами - это разновидность программного обеспечения коллективного пользования, предназначенная для обеспечения крупномасштабного анализа электронных таблиц в многоуровневых организациях, состоящих из отделов, подразделений и центрального офиса. Ежемесячные отчеты по продажам создаются каждым отделом в определенном формате с использованием единого для компании стандартного шаблона. Шаблон содержит одинаковое количество зависимых и независимых переменных стандартного вида и формулу, которые определяют связь между ними. Отчеты по продажам, представленные всеми отделами продаж, могут быть объединены в совокупность электронных таблиц для каждого подразделения (например, восточного, западного, северного и южного подразделений), которые, в свою оче­редь, могут входить в состав единой для всей компании электронной таблицы.

Руководство проектом рабочей группы

Управление проектом связано с планированием, разработкой графика, наблюдением и контролем над деятельностью по осуществлению проекта и с распоряжением необходимыми для этого денежными средствами . Разработка нового товара или проектирование и введение в строй новых производственных мощностей являются примерами сложных проектов, которые состоят из множества отдельных задач (иногда более десяти тысяч), осуществляемых множеством различных отделов (отделом проектирования, отделом закупок, производственным отделом и т. д.) и отдельными индивидуумами. Целью управления проектом является завершение проекта в срок, без каких-либо задержек. Методам управления посвящено большое количество программных пакетов, которые помогают планировать до нескольких тысяч видов деятельности и предназначены для того, чтобы помочь менеджеру сконцентрироваться на управлении особо важными видами деятельности. Информационные системы по управлению проектом имеют графический пользовательский интерфейс и позволяют руководителям лучше планировать и координировать разнообразные виды деятельности большого числа отделов. Благодаря общему пользованию планами проекта и сопутствующей информацией, хранящейся на файловом сервере, система осведомляет все отделы организации о степени зависимости каждой осуществляемой задачи от других и таким образом вносит свой вклад в дело своевременного завершения проекта.

В продаже имеется масса коммерческих продуктов, таких как Team Manager 97 от Microsoft Corporation , Lotus Notes, Microsoft Exchange и Livelink Intranet (версия 8) от OpenText Corporation . Они могут использоваться для наблюдения и отчета сотрудников о ходе реализации проекта и его завершении.

Групповые системы поддержки принятия решений, системы поддержки групп, электронные системы организации совещаний

Системы поддержки принятия решений являются разновидностью автоматизированных информационных систем. Только в 1970-х гг. ученые обратили внимание, насколько важную роль играют автоматизированные информационные системы в поддержке менеджеров и их частично структурированной или совсем не структурированной деятельности, связанной с принятием решений. Понятие групповых систем поддержки принятия решений основано на понятии систем обеспечения принятия решений (см. СИСТЕМЫ ПОДДЕРЖКИ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ). С 1980-х гг. всему, что связано с групповыми системами обеспечения принятия решений, уделяется много внимания. Групповая система поддержки принятия решений является «интерактивной автоматизированной системой , которая способствует облегчению принятия решений по неструктурированным вопросам лицами, работающими сообща и представляющими собой группу» (De-Sanctis & Gallupe, 1985 ). Поддержка группового принятия решений требует дополнительного специализированного аппаратного обеспечения, программного обеспечения, человеческих ресурсов, данных и процедур. Каждый из членов группы имеет персональный компьютер или рабочую станцию, которая соединена с персональными компьютерами других членов группы, а также с одним или несколькими большими экранами общего пользования для того, чтобы каждый из участников группы мог видеть информацию, вводимую другими. Программное обеспечение для групповых систем обеспечения принятия решений должно поддерживать специализированные функции, такие как анонимный ввод идей и комментарии пользователя, составление перечня информации, вводимой пользователями, голосование, ранжирование альтернативных решений и их вывод на экран. Человеческая составляющая групповых систем поддержки принятия решений включает в себя модератора группы, который проводит сессию и является своего рода связным между группой и компьютерной системой.

В начале 1990-х гг. появилось понятие систем поддержки групп, которое давало более общий взгляд на удовлетворение потребностей рабочих групп в поддержке принятия решений и коммуникациях. Системами поддержки группы называ­ются автоматизированные информационные системы, использующиеся для поддержки совместной интеллектуальной работы (Jessup & Valcich, 1993 ). Это определение систем поддержки групп подразумевает, что они позволяют осуществлять коммуникации, общее пользование информацией и ее поиск, а также деятельность по принятию решений. Деннис и др. (Dennis et al, 1988 ) дали такое определение термину «электронные системы организации совещаний», которое они считали общим, включающим в себя термины «групповые системы поддерж­ки принятия решений», «системы поддержки групп» и «компьютерные средства коллективной работы в сети":

Основанное на применении информационных технологий (ИТ) окружение, осуществляющее поддержку групповых совещаний, которые могут быть распределены как по времени, так и в пространстве. ИТ-окружение включает в себя (но не ограничивается этим) распределенное оборудование, программное и аппаратное обеспечение, аудио - и видеотехнику, процедуры, методики, вспомогательные средства и данные, необходимые для работы группы. Задачи группы включают в себя (но не ограничиваются этим) коммуникации, решение проблем, обсуждение возникающих вопросов, переговоры, разрешение конфликтов, системный анализ и проектирование и совместные действия группы, такие как подготовка документов и совместное их использование.

Хотя исследователи в области компьютерных средств коллективной работы в сети и электронных систем организации совещаний, видимо, согласны с тем, что эти два класса систем во многом похожи, они могут не сойтись во мнениях относительно более общего термина. Исследователи в области компьютерных средств коллективной работы в сети считают, что термин «совместная работа на основе компьютеров» является более широким и включает в себя электронные системы организации совещаний, в то время как Деннис и др. (Dennis et al, 1988 ) представляют свое мнение, что электронные системы организации совещаний включают в себя компьютерные средства коллективной работы в сети в качестве подсистемы. Не так давно появились сообщения о том, что разработано много программ коллективного пользования для поддержки принятия решений, которые охватывают стратегическое планирование, управление качеством, реинжиниринг, пополнение знаний многочисленных экспертов, распределенное групповое принятие решений с привлечением достаточно большого количества участников (от десятков до сотен), разработку национальной экономической политики и ускорение создания технических заданий в процессе разработки систем (Earn, 1998 ).

6. Будущее компьютерных систем поддержки коллективной работы

Программные продукты для совместной работы на базе Интернета . Все большее и большее количество программного обеспечения коллективного пользования будет неразрывно связано с Интернет-технологиями. Особенно важной платформой Всемирная паутина становится для следующего поколения прикладного программного обеспечения коллективного пользования. Программные продукты коллективного пользования объединяют в себе все большее количество Интернет-протоколов. К таким продуктам относятся, например, Domino от Iotus Development или Microsoft Exchange от Microsoft . Ожидается, что в следующей версии Microsoft Office будут полностью стерты границы между Всемирной паутиной и программным обеспечением коллективного пользования. Предполагается, что программное обеспечение для совместной работы посредством Интернета будет составлять одну треть рынка программного обеспечения коллективного пользования на 2000 г. (оцениваемого в 82 блн), благодаря тому, что оно не подпадает под ограничения, связанные с использованием брандмауэров (аппаратно-программных средств межсетевой защиты) в больших системах с использованием программного обеспечения коллективного пользования, а также благодаря легкости его установки и использования (Coperland, 1998 ).

Идет процесс интеграции синхронных и асинхронных коммуникационных систем. Согласно Хиббарду (Hibbard, 1998 ), компании, занимающиеся разработкой программного обеспечения коллективного пользования (например, Lotus, Microsoft ), приобретают компании - разработчики технологий проведения конференций в режиме реального времени с целью внедрения этой технологии в свои программные продукты для асинхронных коммуникаций. В самом ближайшем будущем программное обеспечение коллективного пользования будет сочетать в себе как синхронные (одновременные), так и асинхронные технологии с промежуточным хранением данных на одном сервере. Использование новой синхронной технологии совместной работы позволяет членам рабочей группы видеть перечень участни­ков рабочей группы, которые одновременно просматривают какую-либо web-страницу, а также открывать электронную таблицу или документ и совместно ре­дактировать его в режиме реального времени. Вносимые изменения будут видны всем участникам рабочей группы одновременно.

Появление программного обеспечения для рабочих групп больших размеров. Программное обеспечение коллективного пользования было изначально пред­назначено для увеличения производительности рабочих групп, входящих в состав организации. Зарождается тенденция к применению многими компаниями программного обеспечения коллективного пользования с целью улучшить деловое сотрудничество (т. е. сотрудничество между компанией, ее клиентами и поставщиками) посредством интрасетей (внутренних сетей на базе Интернет-технологий. Интрасеть - это частная корпоративная сеть, использующая программные продукты и технологии Интернет) (внутренних сетей компании) и экстрасетей (внешних сетей на базе Интернет-технологий, Экстрасеть - это продолжение интрасети организации вне организации в Интернете для тех пользователей, которые имеют специальное разрешение на доступ к интрасетевым материалам) (продолжение интрасетей, построенное на основе использования Всемирной паутины для того, чтобы облегчить коммуникации с поставщиками компании и ее клиентами). Некоторые компании уже используют программное обеспечение для рабочих групп больших размеров (рабочих групп, включающих в себя деловых партнеров, например клиентов и поставщиков) на основе интра­сетей с целью автоматизации процесса закупок. Программное обеспечение для рабочих групп больших размеров включает в себя электронную почту и программное обеспечение для управления трудовым процессом, в основе которого лежит деловой регламент и методика работы. Существует мнение, что электронный обмен данными будет вытеснен программным обеспечением для рабочих групп больших размеров, поскольку оно является более простым в использовании и обслуживании (Adhikjari, 1998 ).

Расширение программного обеспечения коллективного пользования до уровня управления знаниями

Многие компании - лидеры в области разработки программного обеспечения коллективного пользования, такие как Lotus, Microsoft и Novell , расширяют функции программного обеспечения коллективного пользования до уровня управления знаниями. Их целью является смещение фокуса в область такой работы с базами данных, когда ставят вопросы и ищут ответы. Управление знаниями - это вид деятельности, связанный с предоставлением и обработкой знаний (в форме описаний, в форме процедур и в форме рассуждений). Техника управления знаниями включает в себя управление текстом, управление формами, управление базами данных, анализ электронных таблиц, управление регламентом, генерацию отчетов и т. д. Примене­ние этих методов нацелено на использование различных баз данных: Lotus Notes , реляционных баз данных и файловых систем. Пользователи могут осуществлять поиск сразу во всех этих базах. Программное обеспечение коллективного пользования позволяет компании автоматически систематизировать проиндексированные документы в соответствии с темой, включая индексирование по всему тексту всех видов электронных сообщений, документов, задач и отдельных пунктов плана.

Sean В . E от
Southeast Missouri State University